Manager, Financial Operations

Position Title: Manager, Financial Operations

Location: Halifax, NS

Type: Full time

Reports to: Executive Director

Salary: $63,240 annually, plus a comprehensive benefits package

THE OPPORTUNITY

The Atlantic Region Association of Immigrant Serving Agencies (ARAISA) is seeking a Manager, Financial Operations to join its growing team. The Manager, Financial Operations will take a leading role in ensuring the financial health of ARAISA by developing and managing financial and budgetary processes for the organization in consultation with the Executive Director. The manager will advise staff on finance-related procedures and will execute accounting, payroll, and otherwise relevant tasks to support the organization’s financial operations.

ABOUT THE ORGANIZATION

ARAISA is a non-profit umbrella association that serves as a collective voice and forum for its members who are committed to the settlement and integration of immigrants and refugees in the Atlantic Region. ARAISA works to increase the effectiveness of its members through its initiatives to support the sector and its contributions to regional and national forums. ARAISA provides professional development and networking opportunities, facilitates information and resource exchange, hosts sector-specific working groups, convenes meetings with key stakeholders, and represents its members through national bodies, with the goal of having a positive impact on settlement and integration policies and practices

MAJOR RESPONSIBILITIES

• Lead the development of annual and program/project budgets and forecasts, in consultation with the Executive Director and program staff
• Prepare, interpret, and present internal monthly statements and reports as a core management tool and monitor the performance of revenues and expenses against budget lines for all revenue streams. Work with the leadership team to investigate and resolve anomalies
• Analyze all funding contracts/contribution agreements to ensure complete and accurate implementation of the terms of funding, the appropriate tracking of all eligible expenses, and the accurate and timely preparation of external project and financial reports for funders
• Develop, implement, and monitor financial policies, systems, and processes to ensure appropriate internal controls and risk management, compliance, and identification of areas for ongoing improvement
• Manage various accounts receivable functions, such as creating, sending, and monitoring payment of invoices, and verifying, posting, and recording revenue
• Manage various accounts payable functions, such as reconciling monthly expenses, ensuring payment of recurring expenses, preparation of bi-weekly batch payments, including verification of budget codes, supporting documentation, and approvals, and maintaining records to ensure account information is accurate and up to date
• Manage payroll processes including gross-to-net calculations, direct deposit to employees, remittance of source deductions, year-end T4 processing, onboarding of new employees for payroll set-up, tracking and safeguarding of employee data, and maintenance of overall accuracy
• Provide input on financial aspects of contract development, review, and management
• Support annual financial audit, including preparation of financial records, documentation, and related materials
• Prepare and file tax rebates and annual returns
• Serve as the primary contact on financial matters for external partners such as government funding departments, Canada Revenue Agency, financial institutions, landlords, insurance companies, and other third-party services providers
• Manage and maintain hardcopy and electronic files related to financial operations
• Train and advise staff on finance-related procedures
• Other duties as assigned

POSITION QUALIFICATIONS/COMPETENCIES

• University degree(s) in a relevant field(s), such as business, commerce, or accounting
• Professional accounting designation preferred
• 3+ years of relevant experience
• Relevant experience in bookkeeping, payroll, and budget-related tasks
• Relevant experience with financial management and knowledge of Canadian generally accepted accounting principles for non-profit organizations
• Excellent skills in Excel and advanced computer proficiency in Word, Outlook, MS Teams, and Sharepoint
• Knowledge and experience with accounting (e.g., SAGE 50) and payroll software
• High degree of accuracy and attention to detail
• Strong logical, organizational, and analytical skills
• Commitment to upholding confidentiality and integrity
• Excellent written and verbal communication skills in English; bilingualism (French/English) an asset
• Ability to translate financial and accounting concepts into accessible language
• Must be legally able to work in Canada

WORKING CONDITIONS

• ARAISA staff are currently working in a hybrid environment, which includes both remote work and work at the ARAISA office

COMPENSATION AND BENEFITS

This is a full-time permanent position starting as soon as possible. For this position, the annual salary is $63,240, and also includes:

A competitive benefit package and health plan

• RRSP contributions after one year
• 4 weeks paid time off, sick leave, and personal leave
• Professional development opportunities
• A flexible and supportive work environment

APPLICATION INSTRUCTIONS

To apply, please submit your cover letter and resumé, in English or French, merged into one (1) document to jobs@araisa.ca, stating “Manager, Financial Operations” in the subject line. Please ensure that you demonstrate in your cover letter how you meet the above qualifications.

Only those selected for an interview will be contacted. Candidates selected for an interview will be required to submit the names and contact information of three references. Further qualifications may be assessed during the competition process.

DEADLINE TO APPLY

January 25th, 2023, at 4:00 pm (AST), or until the position is filled.

As an equity-seeking organization, ARAISA encourages applications from individuals that represent the full diversity of communities in Canada, including complexities of intersecting identities such as ability, age, class, gender, race, and sexual orientation.

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Lieu de travail : Halifax, N.-É.

Type de poste : Temps plein

Supérieur immédiat : Directrice générale

Salaire : 63,240 /an, assorti d’un ensemble complet d’avantages sociaux

L’OPPORTUNITÉ

L’Association des agences au service des immigrants de la région atlantique (ARAISA) est à la recherche d’un ou d’une gestionnaire, opérations financières, pour rejoindre son équipe en expansion.

Le/La gestionnaire des opérations financières jouera un rôle de premier plan pour assurer la santé financière d’ARAISA en élaborant et en gérant des processus financiers et budgétaires pour l’organisation, en consultation avec la directrice générale. Le/La gestionnaire conseillera le personnel sur les procédures financières et exécutera les tâches comptables, de paie et les autres tâches pertinentes pour soutenir les opérations financières de l’organisation.

À PROPOS DE L’ORGANISME

ARAISA est un organisme-cadre sans but lucratif qui fait office de voix collective et de forum pour ses membres, qui se consacrent à l’établissement et à l’intégration des immigrant-e-s et des réfugié-e-s dans la région de l’Atlantique. ARAISA s’efforce d’accroître l’efficacité de ses membres par ses initiatives de soutien au secteur et ses contributions aux forums régionaux et nationaux.

ARAISA fournit des occasions de développement professionnel et de réseautage, facilite l’échange d’information et de ressources, dirige des groupes de travail sectoriels, organise des réunions avec des personnes clés et représente ses membres par ses liens avec des organismes nationaux, dans le but d’exercer une influence positive sur les politiques et les pratiques d’établissement et d’intégration.

RESPONSABILITÉS

• Diriger l’élaboration des prévisions et des budgets annuels des programmes et projets, en consultation avec la directrice générale et le personnel des programmes
• Préparer, interpréter et présenter les relevés et les rapports mensuels internes, qui constituent un outil de gestion essentiel, et surveiller le rendement des revenus et des dépenses par rapport aux lignes budgétaires pour tous les flux de revenus Collaborer avec l’équipe de direction pour enquêter sur les anomalies et les résoudre
• Analyser tous les contrats de financement et accords de contribution pour assurer une mise en œuvre complète et précise des modalités de financement, le suivi approprié de toutes les dépenses admissibles et la préparation exacte et opportune de rapports financiers et de projets externes pour les bailleurs de fonds
• Élaborer, mettre en œuvre et surveiller les politiques, les systèmes et les processus financiers afin d’assurer des contrôles internes appropriés et la gestion des risques, la conformité et la détermination des domaines d’amélioration continue
• Gérer diverses fonctions relatives aux comptes débiteurs, telles que la création, l’envoi et le contrôle du paiement des factures, ainsi que la vérification, l’imputation et l’enregistrement des revenus
• Gérer diverses fonctions relatives aux comptes fournisseurs, telles que le rapprochement des dépenses mensuelles, le paiement des dépenses récurrentes, la préparation des paiements par lots bimensuels, y compris la vérification des codes budgétaires, les pièces justificatives et les approbations, et la tenue de registres pour s’assurer que les informations sur les comptes sont exactes et à jour
• Gérer les processus de paie, y compris les calculs brut au net, le dépôt direct aux employé·e·s, le versement des retenues à la source, le traitement des feuillets T4 en fin d’année, l’intégration des nouveaux·elles employé·e·s pour la mise en place de la paie, le suivi et la protection des données du personnel et le maintien de l’exactitude globale des données
• Fournir des commentaires sur les aspects financiers de l’élaboration, de l’examen et de la gestion des contrats
• Soutenir la vérification financière annuelle, y compris la préparation des documents financiers, de la documentation et des supports connexes
• Préparer et produire des remboursements d’impôt et des déclarations annuelles
• Servir de personne-ressource principale pour les questions financières des partenaires externes, comme les services de financement gouvernementaux, l’Agence du revenu du Canada, les institutions financières, les propriétaires, les compagnies d’assurance et d’autres fournisseurs de services tiers
• Gérer et tenir à jour les fichiers papier et électroniques liés aux opérations financières
• Former et conseiller le personnel sur les procédures financières
• Autres tâches assignéesQUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE
• Diplôme(s) universitaire(s) dans un ou plusieurs domaines pertinents, tels que les affaires, le commerce ou la comptabilité
• Certification comptable, préférée
• Plus de 3 ans d’expérience professionnelle dans une profession connexe
• Expérience pertinente en comptabilité, paie et tâches liées au budget
• Expérience pertinente en gestion financière et connaissance des principes comptables généralement reconnus au Canada pour les organismes sans but lucratif
• Excellentes compétences en Excel et compétences informatiques avancées en Word, Outlook, MS Teams et SharePoint
• Connaissance et expérience en comptabilité (p. ex. SAGE 50) et en logiciels de paie
• Degré élevé de précision et d’attention aux détails
• Solides compétences logiques, organisationnelles et analytiques
• Engagement à assurer en tout temps la confidentialité et l’intégrité
• Excellentes aptitudes en rédaction et en communication en anglais; bilinguisme (français et anglais), un atout
• Capacité à traduire les concepts financiers et comptables dans un langage accessible
• Légalement en mesure de travailler au CanadaCONDITIONS DE TRAVAIL

Le personnel d’ARAISA travaille actuellement dans un environnement de travail hybride, qui comprend à la fois le travail à domicile et au bureau d’ARAISA.

RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES SOCIAUX

Il s’agit d’un poste permanent à temps plein (35 heures/semaine) débutant dès que possible. Pour ce poste, le salaire annuel est de 63 240 dollars, et comprend également :

• un ensemble d’avantages sociaux et un régime de santé compétitifs;

• des cotisations à un REER après un an;

• des congés payés comprenant trois semaines de vacances dès le début, des congés de maladie et des congés personnels;

• des occasions de perfectionnement professionnel;

• un environnement de travail flexible et positif.

PRÉSENTATION DES CANDIDATURES

Pour poser votre candidature, envoyez votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ, en anglais ou en français, en un document, à jobs@araisa.ca , et indiquez comme objet « Gestionnaire, opérations financières ». Veuillez vous assurer de démontrer dans votre lettre de motivation comment vous répondez aux qualités et compétences ci-dessus.

Les personnes retenues pour une entrevue devront présenter les noms et les coordonnées de trois références. D’autres qualifications pourraient être évaluées au cours du processus de sélection (par exemple, soumission d’un échantillon d’écriture et/ou d’un portfolio).

DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES DEMANDES

Le 25 janvier, à 16 h 00 (HNA), ou jusqu’à ce que jusqu’à ce que le poste soit pourvu.

Étant un organisme qui cherche à faire respecter l’équité, ARAISA encourage les candidatures de personnes venant de toutes les communautés du Canada dans leur diversité, notamment celles des intersections identitaires complexes touchant les déficiences, l’âge, la classe sociale, le sexe, la race et l’orientation sexuelle.